Fahrtkostenabrechnung: Und führe mich nicht in Versuchung

Strategie & Management  Unternehmensjurist

Fahrtkostenabrechnung:
Und führe mich nicht in Versuchung

Autor: Harald Czycholl | Ausgabe: 1/19

Wer bei seinem Arbeitgeber betrügerische Fahrtkostenabrechnungen einreicht, riskiert harsche arbeitsrechtliche Konsequenzen. Doch die Kontrollen sind lax, zeigt eine aktuelle Studie. Der Einsatz von Legal Technology-Tools könnte das ändern.

Ob beim Dienstwagen oder bei einer Geschäftsreise – wer im Rahmen seiner Berufstätigkeit viel reist, muss meist die anfallenden Kosten für Benzin und auch Hotelübernachtungen und Bewirtungen aus eigener Tasche vorstrecken. Mit den Quittungen und Kilometergeldabrechnungen geht man anschließend zu seinem Arbeitgeber und lässt sich die Kosten erstatten.

Eine Praxis, an der nichts weiter auszusetzen wäre – würde sich nicht der eine oder andere Mitarbeiter damit ein kleines Zubrot verdienen. Immerhin ist die Versuchung groß, frisierte Abrechnungen vorzulegen oder auch private Reisekosten auf den Arbeitgeber abzuwälzen. Das Risiko, erwischt zu werden, ist relativ gering, zeigt eine aktuelle Studie von SAP Concur, einem SAP-Unternehmen, das integrierte, cloudbasierte Softwarelösungen für das Geschäftsreisemanagement anbietet.

Demnach zweifeln mehr als die Hälfte der europäischen Unternehmen (56 Prozent) Fahrtkostenabrechnungen nur selten oder gar nicht an. Gerade einmal 13 Prozent hinterfragen eingereichte Fahrtkosten regelmäßig und 31 Prozent gelegentlich. „Millionen Euro werden jedes Jahr für die Fahrtkostenerstattung aufgewendet und doch scheint es, dass die Unternehmen dabei eher entspannt kontrollieren“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Das öffnet Raum für Betrug und Fehlangaben.” Unternehmen müssten Fahrtkostenabrechnungen transparent in ihr Reisekostenmanagement integrieren, um Lücken und Schlupflöcher im System zu schließen. Dies sei momentan viel zu selten der Fall. Dass Unternehmen nicht jede von den Mitarbeitern eingereichte Abrechnung überprüfen können, liegt auf der Hand.

Wenn es schnell gehen muss…

Zusammenfassung

Viele Millionen Euro werden jedes Jahr für die Erstattung von Fahrtkosten aufgewendet.

Ungenaue Vorgaben des Arbeitgebers und lückenhafte Kontrollen erhöhen die Versuchung für Mitarbeiter, sich damit ein unerlaubtes Zubrot zu verdienen.

Der Workflow von der Einreichung eines Fahrtkostenbelegs bis hin zur Erstattung an den Mitarbeiter sollte daher regelmäßig auf Lücken und Schlupflöcher überprüft werden.

Legal Technology-Tools können dabei helfen, den Einreichungs- und Prüfprozess zu optimieren.

So können etwa mithilfe von Mobile Apps Reisestrecken aufgezeichnet und leichter abgerechnet werden.

Mitarbeitern sollte mithilfe von Aufklärungen und Schulungen klar gemacht werden, dass es kein Kavaliersdelikt ist, mutwillig falsche Abrechnungen einzureichen.

Bei falschen Abrechnungen sollten arbeitsrechtliche Maßnahmen erfolgen.

Bei nicht unerheblichen Pflichtverletzungen kommen Abmahnungen oder Kündigungen in Betracht.

Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für vorsätzliches Handeln.

„Die Nutzung von automatisierten Verfahren in diesem Bereich ist jedenfalls dann sinnvoll, sobald eine kritische Masse an Abrechnungen erreicht ist.“

Peter Lotz
Rechtsanwalt und Partner, MAYRFELD LLP

„Die nachträgliche Prüfung konzentriert sich oft nur auf Stichproben“, sagt Peter Lotz, Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei MAYRFELD LLP in Frankfurt. Der Grund: „Die klassische, papierbasierte Prüfung von Fahrtkostenabrechnungen ist zeitaufwändig und damit kostenintensiv“, sagt Niclas Volkening, Company Lawyer bei der Reply AG in Gütersloh. „Die Frage, ob und in welchem Umfang eine Prüfung von Fahrtkostenabrechnungen wirtschaftlich sinnvoll ist, stellt sich daher insbesondere in Unternehmen mit einem hohen Anteil von reisenden Mitarbeitern, zum Beispiel Beratungsgesellschaften.“ Grundsätzlich kann man verschiedene Arten von Fahrtkosten unterscheiden: „Kraftstoffkosten für Dienstwagen können mit Tankkarten vergleichsweise sicher vor Manipulation gehandhabt werden“, sagt Volkening. Der Grund: Bei jedem Tankvorgang muss der Kilometerstand des Fahrzeugs angegeben werden. „Ist dieser nicht plausibel, beispielsweise weil mit der Karte zwischendurch ein privates Fahrzeug betankt wurde, fällt dies im System auf.“

Erstattungen nur mit den entsprechenden Belegen leisten

Bei Kosten für Bahnfahrten und Flugreisen bleibe hingegen nur die Kontrolle durch den Vorgesetzten, um Manipulation sicher auszuschließen. „Erstattungen sollten nur gewährt werden, wenn die Belege im Original vollständig eingereicht wurden“, betont Regina Glaser, Rechtsanwältin und Partnerin in der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in Düsseldorf. „Dabei sollte es übliche Praxis sein, die Kosten nur entsprechend der eingereichten Belege zu erstatten. Dadurch minimieren sich auch die Möglichkeiten eines Betrugs.“ Der SAP Concur-Studie zufolge setzen 84 Prozent der europäischen Unternehmen bei der Fahrtkostenabrechnung auf die klassische, papierbasierte Variante. 52 Prozent nutzen ein spezielles Formular, und 32 Prozent greifen zu Tabellenkalkulationen.

MEISTENS MIT DEM EIGENEN AUTO

Deutsche Arbeitnehmer fahren am häufigsten mit dem eigenen Pkw auf Geschäftsreise. 77 Prozent setzen dabei auf das eigene Auto. Nur 25 Prozent nutzen einen Dienstwagen, besagt eine Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). Durchschnittlich legt der europäische Geschäftsreisende laut SAP Concur 3183 Kilometer im Jahr zurück. Mehr als die Hälfte (54 Prozent) der befragten Unternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter bis zu 50 Fahrtkostenabrechnungen pro Woche geltend machen. 34 Prozent reichen noch mehr Abrechnungen ein.

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Nur ein Drittel (34 Prozent) nutzt ein Online- oder Web-Tool aus dem Legal Technology-Bereich. Im europäischen Vergleich setzen deutsche Firmen am stärksten auf papierbasierte Prozesse: 98 Prozent nutzen demnach entweder spezielle Formulare oder Tabellenkalkulationen, und nur etwa 25 Prozent unterstützen diese Prozesse mit einem Online-Tool. Auch brauchen die Deutschen im europäischen Vergleich am längsten: 21 Prozent der Arbeitnehmer benötigen mehr als eine Woche, um ihre Fahrtkostenabrechnung vorzubereiten. „Erfolgt die Prüfung von Fahrtkostenabrechnungen papier- oder Excel-basiert, wird sich die Prüfung in der Regel nur auf die für die Mitarbeiter der Buchhaltung ersichtlichen Unstimmigkeiten erstrecken können“, sagt Prof. Dr. Marion Bernhardt, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei CMS in Berlin.

Zu diesen Unstimmigkeiten zählen etwa Rechenfehler, falsche Kilometerpauschalen, falsch berechnete Entfernungen oder offensichtliche Unklarheiten bei den eingereichten Belegen – etwa wenn Diesel-Tankquittungen für ein Benzinfahrzeug eingereicht werden. „Detaillierte Einzelprüfungen dahingehend, ob es eine dienstliche Veranlassung überhaupt gab, ob einzelne Positionen abgerechnet werden durften oder nicht, erfolgen üblicherweise nicht“, so Bernhardt – auch, weil sie personell sehr aufwändig wären. Nicht zuletzt aus diesem Grund gilt es, Lücken und Schlupflöcher frühzeitig zu erkennen, um möglichen Falschabrechnungen so weit es geht vorzubeugen. „Rechtsabteilung und Compliance spielen im Zusammenwirken mit Finance und Personalbuchhaltung eine zentrale Rolle beim Aufspüren von Lücken und Schlupflöchern im System“, sagt Unternehmensjurist Volkening. „Sie sollten daher als aktive Mitspieler bei der Gestaltung des Workflows von der Einreichung eines Fahrtkostenbelegs bis hin zur Erstattung an den Mitarbeiter hinzugezogen werden.“ Der Prozess müsse regelmäßig überprüft werden, bestätigt MAYRFELD-Anwalt Lotz. So sei es beispielsweise empfehlenswert, dass die Reisekostenrichtlinie bereits eindeutige Vorgaben hinsichtlich Form und Inhalt der Fahrtkostenabrechnung macht. Dazu zählt etwa, ob und unter welchen Bedingungen eine vorherige Genehmigung einer Dienstreise erforderlich ist, ob der Grund der Dienstreise ausreichend dargelegt wurde oder ob nachvollziehbare inhaltliche Angaben hinsichtlich Gesprächspartnern und Ort des Termins gemacht wurden. „Dies erlaubt bereits im Vorfeld, diejenigen Abrechnungen zurückzuweisen, die diese Mindestangaben nicht enthalten“, so Lotz. Zudem sollte auf dem sich rasant entwickelnden Markt der digitalen Tools zum Reisekostenmanagement proaktiv nach Verbesserungen Ausschau gehalten werden. „Die Nutzung von automatisierten Verfahren in diesem Bereich ist jedenfalls dann sinnvoll, sobald eine kritische Masse an Abrechnungen erreicht ist“, so Lotz. Wenn eine sinnvolle Prüfung der Einhaltung der Vorgaben durch manuelle Arbeit nicht mehr gewährleistet werden könne und das Unternehmen das Risiko läuft, unberechtigt geltend gemachte Kosten in erheblichem Maße zu erstatten, sollten digitale Tools zum Einsatz kommen. Mithilfe von Legal Technology-Tools „sinkt erfahrungsgemäß die Fehlerquote bei der Abrechnung der Fahrtkosten“, erklärt CMS-Expertin Bernhardt.

Mobile Apps können bei der Fahrtkosten-Abrechnung helfen

Durch die Verknüpfungsmöglichkeit mit weiteren Systemen steige daneben zudem meist auch die Prüfungstiefe. Zugleich werde die Dauer der Bearbeitung pro Abrechnungsvorgang deutlich reduziert.So bietet beispielsweise die Concur Mobile App von SAP Concur eine GPS-basierte Lösung zur effizienteren Fahrtkostenabrechnung: Die gefahrene Reisestrecke wird einfach per GPS aufgezeichnet, anschließend wird dann anhand einer zuvor definierten Kilometerpauschale eine automatisierte Fahrtkostenabrechnung erstellt. Geschäftsreisende können die GPS-Funktion entweder manuell starten oder so einstellen, dass diese während ihrer Arbeitszeiten alle gefahrenen Kilometer automatisch erfasst. Nach jeder Fahrt erinnert das Programm per Push-Nachricht an die Erstellung einer Fahrtkostenabrechnung. Auf diese Weise müssten Geschäftsreisende ihre Fahrtkostenabrechnungen nicht mehr manuell ausfüllen, wirbt SAP Concur-Chef Reinhardt. „Das spart viel Zeit und Verwaltungsaufwand. Zudem werden Abrechnungen transparenter und Unternehmen sparen Kosten, da nur noch die Kilometer abgerechnet werden, die auch tatsächlich gefahren werden.“ Betrügerische, aber auch versehentlich unterlaufene Fehlangaben würden unterbunden und gleichzeitig die Compliance gefördert, indem die gefahrene Strecke auf einer Karte dargestellt und an die Abrechnung angehängt wird.

Mithilfe derartiger Reisekostentools lasse sich der Aufwand für die Erstellung der Reisekostenabrechnung auf Seiten des Mitarbeiters und gleichzeitig der Aufwand in der Buchhaltung bei der Verarbeitung der Abrechnungen reduzieren, bestätigt Unternehmensjurist Volkening. „Diese Tools schaffen im Vergleich zur papierbasierten Abrechnung auch ein Mehr an Transparenz und damit auch mehr Schutz vor Manipulation.“ Vollständig ausschließen könnten sie diese jedoch nicht. Zudem müsse bei der Implementierung eines solchen Systems das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates beachten werden, gibt Heuking-Anwältin Glaser zu bedenken. Dieser ist gemäß §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG dann einzubeziehen, wenn technische Einrichtungen eingesetzt werden sollen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Da GPS-Überwachung via App der Überwachung des Verhaltens des Arbeitnehmers dient, „hat der Betriebsrat hier ein Mitbestimmungsrecht“, so Glaser.

Daneben müssen auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben zwingend eingehalten werden. „Diese greifen, sobald personenbezogene Daten, wie eben das Verhalten des Arbeitnehmers während der Fahrt, aufgezeichnet werden“, erläutert Glaser. „Es bedarf der Einwilligung des Arbeitnehmers.“ Zudem müsse der Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden, sofern es einen gibt. Grundsätzlich wichtig ist, dass der Mitarbeiter auf dem Abrechnungsformular selbst in einem dafür extra vorgesehenen und optisch hervorgehobenen Feld durch seine Unterschrift bestätigt, dass eine Dienstreise vorliegt und dass die Angaben und Nachweise richtig sind, so Amelie Schäfer, Fachanwältin für Arbeitsrecht bei CMS in Düsseldorf. „Empfehlenswert ist es auch, dem Beschäftigten entsprechende Informationen zur Reisekostenabrechnung und etwaigen Konsequenzen zu vermitteln, zum Beispiel direkt bei Einstellung in einem Webinar oder durch Übergabe entsprechender Regelwerke.“ Diese Informationen sollten für die Beschäftigten jederzeit einsehbar gehalten werden, beispielsweise durch Veröffentlichung im Intranet.

Kein Kavaliersdelikt

Den Mitarbeitern sollte unmissverständlich klar sein, dass es kein Kavaliersdelikt ist, mutwillig falsche Abrechnungen einzureichen. „Falsche Spesenabrechnungen – auch falsche Fahrtkostenabrechnungen – werden allgemein als Spesenbetrug bezeichnet. Damit hat man den strafrechtlichen Kern der Handlung sprachlich schon gut erfasst“, sagt MAYRFELD-Anwalt Lotz. „Ein strafbarer Betrug kann auch arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.“ Ungenaue Vorgaben des Arbeitgebers und lückenhafte Kontrollen würden die Versuchung zur Ausnutzung möglicher Schlupflöcher erhöhen, sagt Lotz. Zur effektiven Sensibilisierung sollten die Mitarbeiter nicht nur über die Abrechnung von Fahrtkosten genau aufgeklärt und geschult werden. Letztlich werde man auch durch strengere Kontrollen von Abrechnungen den Ernst des Themas unterstreichen müssen: „Die Motivation des Spesenbetrügers ist der des Falschparkers in gewisser Weise ähnlich: beide glauben daran, nicht erwischt zu werden.“

Schon um die Sensibilität für dieses Thema zu stärken, sollten daher „bei Falschabrechnungen in jedem Fall arbeitsrechtliche Maßnahmen ergriffen werden“, rät CMS-Anwältin Schäfer. „Hat die Falschabrechnung nach Ansprache des Mitarbeiters hierzu und Aufklärung der Ursachen die Qualität einer nicht ganz unerheblichen Pflichtverletzung, wird ein Unternehmen hier zum Mittel der Abmahnung greifen.“ Bei wiederholten fehlerhaften Abrechnungen sollte zusätzlich ein Mitarbeitergespräch erfolgen, so Schäfer. „Im Einzelfall kommt eine Kündigung in Betracht, bei vorsätzlicher Falschabrechnung auch eine fristlose (Verdachts-)Kündigung.“ Im Fall des Verdachts einer Falschabrechnung müsse zunächst der Sachverhalt umfassend aufgeklärt werden, sagt Unternehmensjurist Volkening. „Dazu gehört auch eine Anhörung des Mitarbeiters. Diese ist im Falle einer beabsichtigten Verdachtskündigung sogar Wirksamkeitsvoraussetzung.“ Eine Kündigung ist aber stets ultima ratio und unterliegt strengen Voraussetzungen. „Dem Arbeitgeber sollte dabei bewusst sein, dass er die Beweislast dafür trägt, dass der Arbeitnehmer vorsätzlich handelte“, sagt Heuking-Anwältin Glaser. „Es ist daher zu empfehlen, alles genau zu dokumentieren, um vor Gericht der Beweislast zu genügen.“ Für die Wirksamkeit einer Kündigung komme es nicht entscheidend auf die Höhe des wirtschaftlichen Schadens an, sondern auf die Frage, „ob das Vertrauensverhältnis zu dem Mitarbeiter nachhaltig gestört ist“, so Volkening. So kann nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ein Spesenbetrug selbst dann als Grund für eine fristlose Entlassung ausreichen, wenn es sich um einen einmaligen Vorfall und um einen geringen Betrag handelt. Und dieses Risiko ist das kleine Zubrot, dass man sich mithilfe falscher Abrechnungen verdienen kann, sicherlich nicht wert.

„Erstattungen sollten nur gewährt werden, wenn die Belege im Original vollständig eingereicht wurden.“

Regina Glaser
Rechtsanwältin und Partnerin, Heuking Kühn Lüer Wojtek

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